Rok nvias s řízením projektů ve Freelo

Jedním z hlavních důvodů přechodu nvias na systém projektového řízení, bylo usnadnění zpracování výkazů práce pro naše účetní “oddělení”. Zároveň však tento nový systém nesměl být pro naše zaměstnance náročnější na vyplnění než starý způsob excelových tabulek. Na první pohled toto Freelo splňuje opravdu excelentně.

Výkaz na úkol jsou jednoduché a políčko vykazování je velmi chytré, například za vás automaticky řeší převody času. Už není potřeba přemýšlet, jestli zrovna tento systém chce čas v desetinách hodiny, nebo ve formátu HH:MM. Do Freela stačí nějak napsat číslo a ono to samo odhadne co máte na mysli, např. číslo 4 vyhodnotí jako 4h, číslo 13 jako 13 minut.

Jediné co nám na tomto zadávacím systému chybí, je přehledné zobrazení data pro lidi co zadávají výkazy zpětně (jak jsme již psali v úvodu).

Tlačítko které otevírá vykazovací políčko již tak pozitivně nehodnotíme. V době kdy jsme na Freelo nastoupili se nacházelo v řádku úkolu, takže stačilo jedno kliknutí a mohli jste vykazovat. Tlačítko se několikrát přesunulo a nyní to vypadá, že již natrvalo zůstane schované v rozbalovacím menu úkolu, což vyžaduje kliknutí navíc a výkaz tak zpomaluje.

Freelo má velmi dobrou podporu pro klávesové zkratky, možná by stálo za zamyšlení, zda by nemohla existovat zkratka která by spustila výkaz pro úkol na kterém se nachází myš (stejně jako Q otevře detail úkolu).

Z pohledu zaměstnance je tedy Freelo na vykazování minimálně stejně rychlé jako tabulka v excelu a v mnoha případech mnohem lepší (například když v jeden den pracujete na několika projektech najednou).

Z pohledu generování podkladů pro výplaty jsme nedokázali plně přejít na Freelo ze 2 důvodů:

• 1) Některé projekty vyžadují výkazy s přesností na celé MD. Takže je třeba každý měsíc výkaz zaokrouhlovat a vyplacené hodiny navíc, nebo nevyplacené hodiny si evidovat a zahrnout do příštího měsíce
• 2) Účetní firma kterou používáme vyžaduje veškeré podklady v tabulkové formě a export z Freela do csv není ideální řešení.

Z těchto důvodů jsme se rozhodli si vytvořit vlastní řešení pro správu výkazů ve Freelu. Vytvořili jsme jednoduchý Python skript který každý měsíc stáhne pomocí Freelo API záznamy o výkazech, převede je do excelové tabulky a naformátujte ji do tvaru ve které se s ní dobře pracuje jak našemu finančnímu oddělení, tak účetní firmě. Tvorba tohoto skriptu byla překvapivě přímočará, jelikož Freelo má kvalitní API které je velmi dobře zdokumentované. Navíc Freelo podpora nám vždy poradila s řešením nějakého problému a v případě že nějakou funkci API neobsahovalo, náš požadavek zaznamenala a v případě že tato funkce byla implementována, nás na to upozornila.

To že používáme excelovou tabulku pro tvoření mezd však neznamená, že Freelo přehledy výkazů jsou pro nás “zbytečné”. Projektoví manažeři je pravidelně používají ke kontrole odpracovaných hodin a budgetu projektů – k tomuto účelu slouží perfektně. Jsou přehledné, ale také plné informací a navíc si nástroj pamatuje jaký projekt manažer vyhledával naposledy, takže jejich používání je doslova na 2 kliknutí. Tato funkce se Freelu také povedla.

V našem systému vykazování je nyní pouze jediný nedostatek pro který jsme zatím nenašly dobré řešení.
Velká část dotovaných projektů v nvias má striktní limity na aktivity, které je z dotačních peněz možné financovat, ale pro úspěšné splnění projektu je dost často potřeba tyto aktivity doplnit o další práci která z projektu financována být nemůže (dost často marketing, nebo obchodní úsilí). Tyto náklady tedy často financujeme z rozpočtu jednotlivých oddělení. Tedy člověk tráví čas prací na projektu A, ale placeno je z (Freelo) projektu B. V současnosti tedy člověk vykáže práci do projektu B ze kterého je placen. V tu chvíli však ztrácíme přehled o celkovém čase který projekt A spotřeboval a také informace o celkových nákladech těchto projektů.

Freelo v tuto chvíli neumožňuje nějakým způsobem toto řešit automaticky, protože naše výkazy exportujeme do excelu, nejsme limitováni pouze funkcionalitou Freela. Zkoušeli jsme vymyslet několik modelů jak toto implementovat do našeho Python skriptu generující účetní podklady. Největší potenciál zatím vidíme v tomto modelu:

V projektu ve kterém vznikají neproplatitelné náklady se vytvoří speciální úkol nebo to-do list propojený s projektem ze kterého se tyto náklady budou financovat (např marketing). Do tohoto to-do listu či úkolu se pak bude vykazovat. Náš systém pak převede všechny výkazy z těchto nefinancovaných projektů, do projektů odkud budou financovány. Tím pádem ve Freelo přehledech zůstane informace o reálných odpracovaných časech na projektech, kterou využívají hlavně projektoví manažeři, ale v excelovské tabulce bude správně uvedeno odkud je práce reálně financovaná.

V současné chvíli jsme tento systém ještě nerealizovali, jelikož hledáme optimální způsob jak ve Freelu označit propojení místa kam se vykazuje s místem odkud jsou hodiny financovány. Bohužel veškeré možnosti jak toto udělat které jsme navrhli mají potenciál pro chybu způsobenou lidským faktorem člověka co vykazuje. Jelikož někteří zaměstnanci organizace pracují pouze několik hodin měsíčně, je potřeba udržet systém výkazů co nejjednodušší a nejpřehlednější aby i po měsíci nepoužívání se v něm každý dobře orientoval. Samotné Freelo toto splňuje velmi dobře, ale všechny naše navržené způsoby propojení projektů by vyžadovali zapamatování si specifik tohoto systému a to by již nebylo dostatečně intuitivní.