nvias.org

Rok nvias s řízením projektů ve Freelo

O nvias

nvias z. s. je nezisková organizace zaměřující se na inovaci ve vzdělávání. Pomocí školních i mimoškolních programů proměňujeme konzumenty na tvůrce a poskytujeme prostor pro experimentování s novými technologiemi. Mezi programy pro školy se řadí například projektový den na podporu podnikavosti s názvem Naše Firmy. Od roku 2019 vytváříme ucelený program AI Discovery, součástí kterého je program pro objevení potenciálu umělé inteligence, jak pro žáky a studenty, tak pro firemní klientelu. Principy udržitelného rozvoje objevujeme pomocí vlastní projektové výuky Climate Rules, hry simulující vývoj lidstva v závislosti na využití nových technologií a udržitelných principů. Veškeré know-how je spojeno v programu pro talentovanou mládež v podobě nvias Space for talents. Nejmladší účastníci mohou navštěvovat naše volnočasové kroužky na Bridge Academy.

Za 7 let své historie se nvias podařilo uspořádat cca 800 akcí a ovlivnit 12487 dětí.

 

Historie project managementu v organizaci a přechod nvias na Freelo

Struktura organizace byla od začátku velmi uvolněná, tento přístup byl vždy velmi efektivní, ale bohužel závisel hodně na kvalitě jednotlivých členů a schopnosti vedoucího udržet chod ve správném směru.

Většina členů nvias jsou studenti, kde nvias je jedna z prvních pracovních zkušeností kterou potkají, je tedy potřeba počítat s tím, že jejich pracovní návyky nebudou na tak vysoké úrovní jako v jiných, “větších” firmách. Avšak studenti a mladí lidé obecně mají zápal pro věc, proto s nimi rádi spolupracují. Narozdíl od části starší generace se nesetkáváme s cynickým přístupem “to nejde, protože jinak by to už někdo dělal”.

To nám umožňuje objevovat nové způsoby a metody, díky čemuž si i po 7 letech fungování udržujeme stejný inovační zápal.

Před přechodem na Freelo jsme v organizaci rozjeli několik velkých projektů a díky tomu, čas jedné vůdčí osoby nestačil na tolik projektů jako dříve. Bylo tedy potřeba přesunout vedení jednotlivých projektů na více lidí, kteří však né vždy měli zkušenosti s tak velkými projekty. Bylo tedy potřeba jim tento přechod co nejvíce usnadnit. Z toho vyplývají 2 věci:

  • 1) Vedoucí nvias bude fungovat jako mentor pro ostatní a stále bude mít obecný přehled o dění v projektech.
  • 2) Dáme novým vedoucím projektů k dispozici nejlepší možné nástroje k jejich správě.

Před nástupem na Freelo byla většina věcí řízena z excelových tabulek a papírových poznámek přípaně převážně soukromými Trello boardy. To se muselo změnit a digitalizovat do moderní podoby. Navíc jsme také chtěli inovovat přístup k tvorbě výkazů času, které se do té doby tvořili také do nepříliš flexibilní excel tabulky.

Freelo tak nabídlo komplexní řešení těchto problémů.

Padlo tedy rozhodnutí spojit tyto 2 potřeby a najít nástroj který umí oboje velmi dobře. Navíc jsme si vytyčili 2 další kritéria. Jelikož jsme Česká nezisková organizace a chceme v dětech podporovat podnikavost, bylo velmi logické zúžit náš výběr na české produkty a jít příkladem. Také jsme chtěli aby byl nástroj co nejjednodušší a tím pádem lidé kteří v nvias pracují pouze několik hodin měsíčně se nemuseli každý měsíc učit jak kde je schované jaké tlačítko.

Na základě těchto požadavků jsme vybrali Freelo. Po konzultacích s podporou Freela a 2 týdenního testování jsme potvrdili, že na první pohled Freelo vše opravdu splňuje a začali jsme plánovat systém jakým naše organizace na Freelo přejde.

Náš výsledný plán měl časový rozsah přibližně 6 měsíců a vypadal následovně:
Mo1 – vedení nvias se seznámí s Freelem a připraví návrh struktury projektů ve Freelu

Mo2 – vedoucí jednotlivých oddělení nvias přejdou na Freelo a připraví klíčové projekty pro nástup členů jejich týmu

Mo3 – velká část organizace pracující na klíčových projektech nastoupí do Freela. Zároveň během tohoto měsíce se také poprvé vykáže odpracovaný čas do Freela a otestuje se proces výplat.

Mo4 – Zbytek organizace se připojí do Freela a tento měsíc také všichni vykážou hodiny do Freela. Pro kontrolu ještě pošlou také výkaz v excelové tabulce

Mo5 (začátek letních prázdnin v České Republice) – první měsíc ostrého provozu ve Freelu. Výkazy probíhají také pouze ve Freelu. I projekty označené jako “neklíčové” se začnou postupně řídit z Freela

Mo6 – vše by mělo klapat jako hodinky, začínáme se soustředit na optimalizaci projektového řízení v organizaci pomocí Freela.

Jako způsob proškolení všech členů v Mo4 jsme se rozhodli uspořádat online školení (které bylo nahráno a později uvolněno) A nabídli jsme všem osobní konzultace. Zároveň jsme všechny odkázali na excelentní výukové materiály které nabízí Freelo na svém webu.

Při postupu podle tohoto plánu jsme zjistili, že byl sestaven lehce optimisticky. Podařilo se nám úspěšně převést všechny projekty a naprostá většina členů nvias měla také na konci měsíce vykázáno ve Freelu. Bohužel někteří méně angažovaní členové brali Freelo jako 1 ku 1 náhradu za excelovskou tabulku pro výkazy a né jako kompletní řešení pro správu projektů. Jelikož k tomuto účelu Freelo není určené vznikali z toho různé problémy. Například to, že se výkaz dělá po skončení měsíce způsobilo, že ve Freelu při výkazu na úkol není na první pohled vidět datum na který se vykazuje (jelikož se předpokládá, že výkaz se dělá hned po dokončení úkolu, tzn datum je dnešní), hodně lidí datum nezměnilo a vykázalo hodiny až do dalšího měsíce.

Vyřešit tento úplný přechod nám trvalo několik dalších měsíců a až po cca 9 měsících jsme mohli konstatovat, že si většina organizace zvykla. I po cca 1 roce však nelze říct, že 100% členů organizace nevidí Freelo pouze jako nástroj na výkazy. A používá ho i pro větší efektivitu své práce.

 

Jak jsme Freelo používali?

Jelikož v nvias vzniká velké množství různorodých projektů, nelze použít jeden přístup k využívání Freela napříč celou organizací. Proto bychom rádi zmínili několik příkladů využití:

1) Vývojový projekt VET 4.0

Tento mezinárodní projekt byl podpořen ze zdrojů Prios (Norsko), BigBang (Polsko) a financován od EEA and Norway Grants, na práci nvias byl rozpočet v desítkách tísíc EUR. Naším cílem bylo vyvinout edukativní aplikaci pro VR. 
Jednalo se tedy primárně o vývojový projekt a k tomu bylo potřeba uzpůsobit strukturu ve Freelu.

Na projektu pracoval tým cca 7 lidí a bylo potřeba také komunikovat s partnery z Polska a Norska. Jelikož tento projekt začal během našeho seznamování s Freelem cca v M3, neměli jsme ještě příliš zkušeností s podobnými projekty.

Náš počáteční přístup byl využít třemi to-do listy (“Zadáno”, “Rozpracováno”, “Hotovo”) pro každou část vývoje jako ve Trellu se kterým měl project manager tohoto projektu zkušenosti. Záhy jsme však zjistili, že díky mnoha vylepšením Freela oproti trellu bude muset být struktura projektu jiná (a také efektivnější). To-do list “Hotovo” lze plně vynechat, jelikož ve Freelu lze u každého úkolu zvlášť odškrtnout, že byl splněn. Zároveň několik to-do listů “Zadáno” a “Rozpracováno”, mohlo být sloučeno do univerzálních to-do listů díky možnosti snadno a rychle označit každý úkol. Zároveň s tím jsme zavedli pravidlo povinného nastavení deadlinů.

Díky těmto všem optimalizacím se z cca 9 to-do listů stali 2 a to udělalo projekt velmi přehledný. Jelikož se jednalo o dotační titul s rozpočtem v EUR, na kterém pracovalo několik pracovníků s různými sazbami v CZK, bylo velmi důležité sledovat jak hodinový rozpočet, tak finanční rozpočet projektu.

Zde opět Freelo ukázalo svoje silné stránky jelikož tyto funkce sledování podporuje. V době psaní této studie zbývají 2 měsíce k dokončení tohoto ročního projektu a můžeme za organizaci ří

ci, že bez Freela by řízení nebylo tak snadné.

2) Realizace projektových dnů

Cílem nvias je ovlivnit co nejvíce studentů a jedním způsobem jak toto nvias dělá, je realizace projektových dnů na školách a jiných místech. Projektový den je přibližně 4hodinová akce kde nvias realizuje zážitkovou akci z našeho repertoáru v nabídce. Na úspěšnou realizaci této akce jsou potřeba 2 až 3 lektoři, kteří tímto dnem účastníky provází. V minulém roce jsme realizovali průměrně 2 až 3 projektové dny týdně, na realizaci se podílelo přibližně 10 lektorů.

Ještě před přechodem nvias na Freelo jsme měli zavedený systém excelové tabulky “nvias akce plán” kde byl pro každou akci popis, datum, seznam lektorů a několik dalších informací. Při nalodění na Freelo proběhlo několik pokusů tuto tabulku do Freela přesunout a to hlavně z důvodu urychlení vykazování a zvýšení přehlednosti (proběhlé akce by se například mohli po skončení odškrtnout, ale stále zůstat evidované), v současnou chvíli však stále využíváme tabulku “nvias akce plán” paralelně s Freelem. Hlavním důvodem pro toto rozhodnutí je snadná integrace jedné tabulky do více projektů a oddělení. Takže ať se v nvias děje jakákoliv akce, kde by mělo být více lidí. Kdokoli to může zapsat do tabulky “nvias akce plán”.

Freelo nemá dobrou podporu pro meziprojektové vztahy. Ač Freelo by pro náš plán (Team) mělo podporovat základní vazby mezi úkoly. Nepodařilo se nám je nikdy zprovoznit. Navíc pouhá vazba úkolů by nedokázala nahradit snadnost používání a sdílení Google Sheets tabulky. To je škoda, protože tabulky zase nemají snadné vykazování času a tím pádem je potřeba některé akce přepisovat do Freela pro výkaz.

Myslíme si, že by Freelu pomohla funkce “firemní nástěnky”, kde by všichni uživatelé měli přístupy k úkolům a to-do listům které jsou sice spravované nějakým projektem, ale informace v nich slouží všem zaměstnancům nvias a měli by je mít na očích

Freelo a výkazy práce

Jedním z hlavních důvodů přechodu nvias na systém projektového řízení, bylo usnadnění zpracování výkazů práce pro naše účetní “oddělení”. Zároveň však tento nový systém nesměl být pro naše zaměstnance náročnější na vyplnění než starý způsob excelových tabulek. Na první pohled toto Freelo splňuje opravdu excelentně.

Výkaz na úkol jsou jednoduché a políčko vykazování je velmi chytré, například za vás automaticky řeší převody času. Už není potřeba přemýšlet, jestli zrovna tento systém chce čas v desetinách hodiny, nebo ve formátu HH:MM. Do Freela stačí nějak napsat číslo a ono to samo odhadne co máte na mysli, např. číslo 4 vyhodnotí jako 4h, číslo 13 jako 13 minut.

Jediné co nám na tomto zadávacím systému chybí, je přehledné zobrazení data pro lidi co zadávají výkazy zpětně (jak jsme již psali v úvodu).

Tlačítko které otevírá vykazovací políčko již tak pozitivně nehodnotíme. V době kdy jsme na Freelo nastoupili se nacházelo v řádku úkolu, takže stačilo jedno kliknutí a mohli jste vykazovat. Tlačítko se několikrát přesunulo a nyní to vypadá, že již natrvalo zůstane schované v rozbalovacím menu úkolu, což vyžaduje kliknutí navíc a výkaz tak zpomaluje.

Freelo má velmi dobrou podporu pro klávesové zkratky, možná by stálo za zamyšlení, zda by nemohla existovat zkratka která by spustila výkaz pro úkol na kterém se nachází myš (stejně jako Q otevře detail úkolu).

Z pohledu zaměstnance je tedy Freelo na vykazování minimálně stejně rychlé jako tabulka v excelu a v mnoha případech mnohem lepší (například když v jeden den pracujete na několika projektech najednou).


Z pohledu generování podkladů pro výplaty jsme nedokázali plně přejít na Freelo ze 2 důvodů:

  • 1) Některé projekty vyžadují výkazy s přesností na celé MD. Takže je třeba každý měsíc výkaz zaokrouhlovat a vyplacené hodiny navíc, nebo nevyplacené hodiny si evidovat a zahrnout do příštího měsíce
  • 2) Účetní firma kterou používáme vyžaduje veškeré podklady v tabulkové formě a export z Freela do csv není ideální řešení.

Z těchto důvodů jsme se rozhodli si vytvořit vlastní řešení pro správu výkazů ve Freelu. Vytvořili jsme jednoduchý Python skript který každý měsíc stáhne pomocí Freelo API záznamy o výkazech, převede je do excelové tabulky a naformátujte ji do tvaru ve které se s ní dobře pracuje jak našemu finančnímu oddělení, tak účetní firmě. Tvorba tohoto skriptu byla překvapivě přímočará, jelikož Freelo má kvalitní API které je velmi dobře zdokumentované. Navíc Freelo podpora nám vždy poradila s řešením nějakého problému a v případě že nějakou funkci API neobsahovalo, náš požadavek zaznamenala a v případě že tato funkce byla implementována, nás na to upozornila.

To že používáme excelovou tabulku pro tvoření mezd však neznamená, že Freelo přehledy výkazů jsou pro nás “zbytečné”. Projektoví manažeři je pravidelně používají ke kontrole odpracovaných hodin a budgetu projektů – k tomuto účelu slouží perfektně. Jsou přehledné, ale také plné informací a navíc si nástroj pamatuje jaký projekt manažer vyhledával naposledy, takže jejich používání je doslova na 2 kliknutí. Tato funkce se Freelu také povedla.

V našem systému vykazování je nyní pouze jediný nedostatek pro který jsme zatím nenašly dobré řešení.
Velká část dotovaných projektů v nvias má striktní limity na aktivity, které je z dotačních peněz možné financovat, ale pro úspěšné splnění projektu je dost často potřeba tyto aktivity doplnit o další práci která z projektu financována být nemůže (dost často marketing, nebo obchodní úsilí). Tyto náklady tedy často financujeme z rozpočtu jednotlivých oddělení. Tedy člověk tráví čas prací na projektu A, ale placeno je z (Freelo) projektu B. V současnosti tedy člověk vykáže práci do projektu B ze kterého je placen. V tu chvíli však ztrácíme přehled o celkovém čase který projekt A spotřeboval a také informace o celkových nákladech těchto projektů.

Freelo v tuto chvíli neumožňuje nějakým způsobem toto řešit automaticky, protože naše výkazy exportujeme do excelu, nejsme limitováni pouze funkcionalitou Freela. Zkoušeli jsme vymyslet několik modelů jak toto implementovat do našeho Python skriptu generující účetní podklady. Největší potenciál zatím vidíme v tomto modelu:

V projektu ve kterém vznikají neproplatitelné náklady se vytvoří speciální úkol nebo to-do list propojený s projektem ze kterého se tyto náklady budou financovat (např marketing). Do tohoto to-do listu či úkolu se pak bude vykazovat. Náš systém pak převede všechny výkazy z těchto nefinancovaných projektů, do projektů odkud budou financovány. Tím pádem ve Freelo přehledech zůstane informace o reálných odpracovaných časech na projektech, kterou využívají hlavně projektoví manažeři, ale v excelovské tabulce bude správně uvedeno odkud je práce reálně financovaná.

V současné chvíli jsme tento systém ještě nerealizovali, jelikož hledáme optimální způsob jak ve Freelu označit propojení místa kam se vykazuje s místem odkud jsou hodiny financovány. Bohužel veškeré možnosti jak toto udělat které jsme navrhli mají potenciál pro chybu způsobenou lidským faktorem člověka co vykazuje. Jelikož někteří zaměstnanci organizace pracují pouze několik hodin měsíčně, je potřeba udržet systém výkazů co nejjednodušší a nejpřehlednější aby i po měsíci nepoužívání se v něm každý dobře orientoval. Samotné Freelo toto splňuje velmi dobře, ale všechny naše navržené způsoby propojení projektů by vyžadovali zapamatování si specifik tohoto systému a to by již nebylo dostatečně intuitivní.

 

Jak vnímá nvias Freelo po roce používání?

Vedení nvias je s Freelem maximálně spokojené, nedokážeme si představit návrat ke starým způsobům vedení projektů, obzvláště těch velkých jako je VET. Zároveň se Freelo ukázalo tak jednoduché na používání, jak vypadalo během prvního testování a málokdy se nám stane, že chceme něco v rámci projektu udělat a jsme omezeni chybějící funkcionalitou Freela. Většinu případů kdy k tomu došlo jsme popsali výše.

I po roce stále odlaďujeme procesy práce s Freelem, vykazování práce a stále vidíme prostor pro jejich zlepšení. Přesto už pár měsíců po přechodu do Freela jsme mohli říct, že díky Freelu nám stoupla efektivita práce a usnadnila se komunikace v rámci projektů.

V souboru zaměstnanců nvias je stále několik lidí, kteří by preferovali návrat k excelovým tabulkám na výkazy. Jedná se však o lidi kteří Freelo nevyužívají k ničemu jinému než k vykazování svého času a tím pádem je pro ně otevírání Freela pouze krokem navíc, který jim nepřináší užitek. Kromě těchto lidí si i zbytek organizace přechod na Freelo chválí a chtějí v něm pokračovat. 


Shrnutí poznatků o Freelu

Pozitiva:

  • Jednoduchost a uživatelská přívětivost: Freelo je skvělé pro svou jednoduchost a snadné použití, což je ideální pro organizaci s členy, kteří nemají předchozí zkušenosti s komplexními nástroji pro projektové řízení, vykazují pouze pár hodin měsíčně, nebo nejsou technicky zdatnější.
  • Flexibilita a inovativní potenciál: Flexibilita Freela umožňuje organizaci přizpůsobit si nástroj podle svých potřeb a rozvíjet nové postupy a procesy.
  • Podpora efektivního projektového řízení: Freelo pomáhá organizaci sledovat a spravovat projekty, což vede k vyšší efektivitě práce a usnadňuje komunikaci v rámci týmu.
  • Online podpora Freela: Kdykoli bylo něco třeba, podpora byla vždy na příjmu a ochotna řešit problémy

Negativa a oblasti pro zlepšení:

  • Omezené možnosti meziprojektového propojení: Freelo nedokáže uspokojivě řešit meziprojektové vztahy, což komplikuje sledování a financování některých aktivit či práce prováděné v rámci organizace.
  • Výkazy práce a integrace s účetními systémy: Přestože Freelo nabízí funkce pro vykazování práce, existují výzvy s exportem dat pro účetní účely, zejména v situacích, kdy je třeba spravovat různé rozpočty a sledovat náklady na projektové úrovni.
  • Optimalizace procesů: I po roce používání organizace vidí prostor pro další optimalizaci procesů spojených s prací v Freelu, zejména co se týče vykazování práce a integrace s dalšími systémy a procesy v organizaci.

Nejnovější články

LASAR – Studentské projekty Space4Talents Přinášíme informace o prvním studentském projektu, který byl vyvíjen a prezentován v rámci Space4Talents. V rámci Space4Talents …

Rok nvias s řízením projektů ve Freelo O nvias nvias z. s. je nezisková organizace zaměřující se na inovaci ve vzdělávání. Pomocí …

AI konference na GASOŠ Rokycany

AI konference na GASOŠ Rokycany AI KONFERENCE – “ZÁKLADNÍ STAVEBNÍ KAMENY PRO UMĚLÉ INTELIGENCE PRO KOMPEXNÍ VZDĚLÁNÍ” NA GASOŠ ROKYCANY Využití AI …

Zakončení Space4Talents – Projekty talentů za rok 2023 Space4Talents Show – přehlídka nejlepších studenstkých projektů v oblasti udržitelného rozvoje a inovací. Prezentace …